Bereits in den seit 1995 gültigen GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) wird die Erstellung einer Verfahrens-dokumentation verlangt, um den Nachweis einer ordnungsmäßigen Erfüllung der Archivierungspflichten gemäß Handelsgesetzbuch §257 Abs. 3 und Abgabenordnung §147 Abs. 2 zu erbringen, also Compliance zu zeigen.

Viele weitere Vorgaben verlangen ebenfalls Compliance, wobei die Anforderungen meist weniger konkret, aber - von der Intention - ähnlich denen der GoBS sind. Eine Verfahrensdokumenta- tion nach GoBS ist damit eine exzellente Basis, um auch die Nachweispflichten von SOX, EuroSOX, Produkthaftungsgesetz, Basel II u.v.a.m. zu erfüllen.

Compliance bedeutet somit, dass für die Dokumentablage die folgenden Anforderungen erfüllt werden:

• Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit

• Sicherheit des Gesamtverfahrens

• Schutz vor Veränderung und Verfälschung

• Sicherung vor Verlust

• Nutzung nur durch Berechtigte

• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen

• Dokumentation des Verfahrens

• Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit

Obwohl die Forderung nach einer Verfahrensdokumentation bereits über 10 Jahre besteht, verfügen bisher nur relativ wenig Unternehmen über ein entsprechendes Dokument. Die wesentlichen Gründe dafür sind:

• Die Forderung wurde in der Prüfungspraxis bisher selten durchgesetzt

• Die Erstellung und Pflege von komplexen Textdateien ist aufwendig, weil

  • die Begrifflichkeiten nicht selbsterklärend sind und sich Einzelforderungen überschneiden,

  • die entsprechenden Aufgaben in den Unternehmen sehr verteilt wahrgenommen werden,

  • die Archivverfahren und -objekte sowie die genutzte technische Infrastruktur ständigen Änderungen unterliegen, womit die Texte schwer aktuell gehalten werden können,

  • die bestehenden Ablagen keine Versionen, Historien etc. aufweisen.

• Ein Nutzen für das Unternehmen selbst wurde nicht gesehen.

In der Zwischenzeit haben sich diese Ausgangsbedingungen jedoch grundsätzlich geändert. Zunehmend werden Verfahrensdokumentationen von den Steuerprüfern und Wirtschaftsprüfern verlangt, um sich zunächst mal einen Überblick über die installierten Verfahren zu verschaffen. Auch aus internen Gründen werden bei der heutigen Dynamik Verfahrensdokumentationen zur sicheren Aufrechterhaltung des Betriebes unabdingbar, so dass mittlerweile auch der Eigennutzen gegeben ist.

Schwierig bleibt die Erhaltung der Aktualität und die saubere Historisierung der Verfahrensdokumentation. B&L hat dafür ein Konzept unter Nutzung moderner DMS-Technologie entwickelt. Die Zusammenarbeit (Collaboration) unterschiedlichster Personen bei der gemeinsamen Erstellung der Dokumentation wird dabei optimal unterstützt und die Strukturen sind für häufige Änderungen bestimmter Parameter ausgelegt.

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